מכרזים ממשלתיים האסטרטגיות והפעולות החשובות ביותר (2024)

מתכננים להגיש הצעה במכרזים ממשלתיים? לא מוצאים את הזמן להתפנות למילוי הטפסים והדרישות הבירוקרטיות הרבות? יודעים האם אתם עומדים בתנאי הסף?

המדריך מרכז עבורכם בתמציתיות את הדגשים החשובים ביותר בהגשת מכרזים ממשלתיים.
במדריך זה פירטתי בהרחבה, גם את תהליך הגשת הצעת המחיר של מכרזים ממשלתיים.
במטרה, שתוכלו לפעול בפשטות, ביעילות ובמהירות, בכל  השלבים של המכרזים הממשלתיים, ובאופן שיגדיל , במידה משמעותית את סיכויי ההצלחה שלכם במכרזים הבאים.

תוכן עניינים

מכרזים ממשלתיים כדאי באמת להגיש מועמדות?

עסקים רבים מתלבטים האם כדאי להם להשתתף במכרזים ממשלתיים.
מכרזים ממשלתיים מהווים הזדמנות טובה למקור הכנסה נוסף.
עדיין בעלי עסקים רבים נמנעים מלהשתתף במכרזים ממשלתיים, למרות היתרונות והמגוון הרחב של תחומי מכרזים ממשלתיים רבים, מ – 3 סיבות עיקריות:

  1. חוסר הכרות עם התחום וההנחה שהעסק לא גדול מספיק ולא עומד בדרישות. זה סתם בזבוז זמן מיותר, ואין סיכוי להצליח במכרז ממשלתי.
  2. תחושה שהמכרזים “תפורים” מראש.
  3. תהליך הגשת מועמדות למכרזים ממשלתיים נתפס כתהליך בירוקרטי ומסורבל, מורכב, אשר דורש הקצאת משאבים רבים ולקיחת סיכונים, כאשר הסיכויים לא ברורים ורמת הוודאות נמוכה.

אלו הנחות נפוצות שגורמות למנהלים רבים לפספס הזדמנות מצוינת ולבצע התקשרות במסגרת מכרז ממשלתי, באופן שיגדיל את החשיפה בפני לקוחות נוספים, וישקף להם שמדובר בגוף רציני ומצליח. גוף יציב, אמין ומקצועי. 

העובדות בפועל הן, שישנם עסקים רבים שזכו במכרזים ממשלתיים
והם מצויים בתהליכי התקשרות ארוכי טווח עם גופים ציבוריים.
כך שזה אומר שגם לעסק שלך
יש סיכוי לא רע להצליח בהגשת המכרזים הבאים.

מכרזים ממשלתיים לא דומים אחד לשני, בכל מכרז קיימים שיקולים ומאפיינים שונים. ועם זאת, קיימים כללים אחידים בכלל המכרזים הממשלתיים ובמדריך זה אפרט בהרחבה את הכללים והעקרונות הדומים והשונים.

משחק שחמט זהה להגשת הצעה במכרזים ממשלתיים - אלכס ויסמן פקטור

מכרז ממשלתי מה זה?

חוק חובת המכרזים, (להלן: חוק חובת המכרזים), קובע שהגופים הציבוריים בישראל, מחויבים לרכוש סחורות, טובין ושירותים, במכרזים פומביים, אשר פתוחים בפני הציבור. ומתוקף כך מכרזים ממשלתיים מפורסמים על ידי הגופים הציבוריים, מתוך מטרה לנהל תהליכים תחרותיים והוגנים ולבחור מבין כלל המועמדים את המועמד הטוב ביותר, אשר הציע את ההצעה האיכותית ביותר ובמחיר הנמוך ביותר. תהליכי מכרזים ממשלתיים מתנהלים בהתאם לתקנות חוק חובת המכרזים, ותקנות חובת המכרזים (להלן: תקנות חובת המכרזים).

אחת המטרות העיקריות של תקנות חובת המכרזים, היא ליצור כללים לניהול תחרות הוגנת, שוויונית ושקופה בין המציעים.

סוגי מכרזים ממשלתיים

מכרזי תחבורה ציבורית

מכרזים ממשלתיים רכבים

מכרז עבודה ממשלתי

מכרזים ציבוריים לצורך רכישת שירותים

מכרזי רכש

מכרזים ממשלתיים משרד הביטחון

מכרזים מקרקעין

מכרזים ממשלתיים שירות המדינה

מכרזים ממשלתיים משרד הבריאות

מכרזים ממשלתיים משרד החינוך

תנאי סף במכרזים ממשלתיים

עמידה בתנאי סף במכרז ממשלתי, מהווה שלב מהותי בתהליך בו הגוף הציבורי בודק ומקבל החלטה אלו גופים יכולים להגיש הצעה למכרז. תנאי הסף קשיחים מאוד ברב המקרים, וגופים אשר אינם עומדים במאפיינים שהוגדרו לא יכולים להגיש את מועמדותם למכרז ממשלתי .

מה תנאי סף במכרזים ממשלתיים כוללים?

1. תנאי סף מנהליים – תנאי חובה בכל מכרז, בהם בוחנים אישור ניהול תקין ובוחנים את העמידה בהוראות החוק.
2. תנאי סף מקצועיים – בחינת ותק וניסיון בתחום הרלוונטי למכרז, בחינת מחזור הכנסות ואיתנות פיננסית וכו’.

למידע נוסף אודות מכרזים ממשלתיים
מלאו את הפרטים בטופס

6 פעולות שחשוב לבצע לפני כל הגשת הצעה למכרזים ממשלתיים

הגשת הצעה למכרזים ממשלתיים שונה מאופן הגשת הצעת מחיר למכרזים פרטיים ו/או להתקשרויות מסחריות ועסקיות. קיימות 6 פעולות, שחשוב לבצע לפני כל הגשת הצעה של מכרזים ממשלתיים.  ניהול תהליך נכון, יעזור לכם להגיש בהצלחה את מועמדותכם למכרז.

1. בדקו היטב את תכולת מסמכי המכרז הממשלתי

קראו היטב את כל סעיפי המכרז, בייחוד את תנאי המכרז
ואת תנאי הסף המנהליים והמקצועיים, עד לפרטים ה"שוליים" ביותר

הבנה של תנאי המכרז תאפשר לכם לקבל החלטה האם העסק שלכם עומד בכל הדרישות המבוקשות והאם נכון להתקדם בתהליך המכרזי או לא.
מומלץ לקרוא היטב את מסמכי המכרז ולהתייחס לפעולות הנדרשות כגון
:

  1. היקף הפעילות הנדרשת במכרז
  2. התוצאות הנדרשות
  3. תקופת ההתקשרות
    מהם לוחות הזמנים הנדרשים? כמה זמן הפרויקט אמור להימשך? מתי כל אבן דרך בפרויקט מתחילה ומסתיימת? האם תוכלו להתחייב ולעמוד בלוחות הזמנים, ללא פגיעה בפעילות העסקית השוטפת?
  4. אזור גאוגרפי לאספקת השירותים
  5. מבנה משרדי מתאים
  6. מצבת כוח אדם – האם קיים צורך בגיוס עובדים נוספים לצורך מתן השירותים הנדרשים במסמכי המכרז?
במידה והעסק /חברה שלכם אינו עומד בחלק מהתנאים הנדרשים,
זה הזמן לקבל החלטה ולחדול מביצוע פעולות הגשת המכרז.

2. בצעו את כל הפעולות הנדרשות להרשמה למכרז במלואם

  • בצעו עבודת הכנה יסודית ומוקפדת של ההצעה למכרז הממשלתי
  • דייקו במילוי כל הפרטים הנדרשים וצרפו את כל הנספחים הנדרשים
  • המציאו את המסמכים הנדרשים
  • בדקו שערבות בנקאית למכרז מותאמת בצורה מדויקת לדרישות תנאי המכרז. כל פרט שגוי, קטן ככל שיהיה, בהכנת ההצעה שלכם למכרז ממשלתי: מסמכים חסרים, חתימה חסרה, מחיקות ועוד, יובילו לפסילה על הסף של ההצעה שלכם וללא יכולת להשלים ולתקן את הפרטים השגויים. הפרוצדורה של קבלת הערבות הבנקאית אורכת זמן ולכן חשוב להיערך לכך בהתאם ולנהל את לוחות הזמנים להגשת המכרז בצורה מיטבית. 
  • מילוי טפסים בצורה שיווקית ומשכנעת בשלב זה חשוב לבצע שימוש במילים המדויקות אשר מתארות ומדגישות את הייחודיות, את התועלות הבולטות, את הניסיון המעשי, את המומחיות ואת הערך המוסף והפתרונות שהעסק/ חברה מספקת ללקוחות.
  • חתימות מורשי חתימה – תכננו מבעוד מועד, את מועדי החתמת מורשי חתימה (רו”ח ועו”ד), ובזמנים סבירים, לפני מועד הגשת המכרז.

3. בצעו שימוש בשאלות ההבהרה, הן נועדו עבורכם

שלב זה נועד לספק מענה עבורכם והוא מוגבל בזמן. שאלות הבהרה מתקיימות בכל מכרז ממשלתי והוא נועד במטרה לפנות לגורם הציבורי המפרסם לקבלת תשובות. חשוב לשאול כל מה שלא ברור בשלב זה. המפרסם מחויב להשיב לכם על פי החוק. 

4. היעזרו ביועץ עם ניסיון מוכח במגזר הממשלתי ובמגזר העסקי

עבודת הכנה יסודית ומושקעת עד לפרטים הקטנים של הצעה למכרז ממשלתי, תגדיל את הוודאות והסיכוי ליצירת ערוץ הכנסות נוסף. 

הכנת הצעה למכרז היא תהליך בירוקרטי, מסועף ומייגע, ועל מנת שלא תבזבזו את זמנכם וכספכם לשווא, מומלץ לעבוד עם איש מקצוע מיומן ובעל ניסיון מוכח בכתיבת הצעות למכרזים ציבוריים. יועץ אשר מכיר את המערכת מבפנים ומכיר את הפרטים הקטנים, ואת הכללים החשובים והקובעים באמת, מבחינתו של כותב המכרז

זכרו הפרטים הקטנים הם אלו שעושים את כל ההבדל במכרזים ממשלתיים. יועץ בעל ניסיון רב במגזר הממשלתי יסייע לכם לכתוב הצעה מנצחת שמדברת בשפה ובמושגים שכותב המכרז דובר אותם.

5. ודאו שהצעת המחיר תחרותית, אך לא הפסדית

איך מחשבים הצעת מחיר למכרז ממשלתי?

א. בחנו את כלל העלויות הנדרשות ובהתאם לתנאי מסמכי המכרז הממשלתי

בעת הכנת הצעת מחיר של מכרזים ממשלתיים וציבוריים,  חשוב לבצע הערכת עלויות מדויקת ככל שניתן.

ב. בצעו אומדן של העלויות הצפויות עבור
  • שכר העבודה
  • תשלום לקבלני משנה
  • הוצאות תפעוליות
  • חומרים, כלים וציוד נדרש
  • רישיונות ואישורים
    שלחו הצעת מחיר שאתם עומדים מאחוריה
    , יתכן ותתבקשו לספק הסבר מנומק על רכיבי ההצעה.
ג. ניתן לכתוב הצעה למכרז עם סטייה מהאומדן

גם סטייה של 20% (+ או -) של עלויות המכרז יכולות להיות תקינות, כאמור כל עוד רכיבי הצעת המחיר למכרז נתמכים על עובדות ומסמכים וככל שהרכיבים ברורים ומנומקים היטב. 

ד. חשבו בעת גיבוש ההצעה למכרז, את הזמן והמשאבים אשר נדרשים לצורך כתיבת ההצעה למכרז הממשלתי (שכר, הוצאות תפעול וכו').

במידה ולא תוסיפו זאת להצעה לא תקבלו החזר מהמדינה על כתיבת ההצעה.

ה. בנו תקציב עלויות והכנסות ועדכנו זאת בהצעת המחיר שתשלח

6. הגישו את הצעת המכרז במועד שנקבע במסמכי המכרז

הצעות שיישלחו אפילו באיחור מזערי של כמה דקות בודדות ייפסלו על הסף. לכן חשוב שלא תדחו את מועד הגשת המכרז ליום האחרון והגישו אותו מבעוד מועד.

יש לי שאלות נוספות על הגשת מכרזים

כיצד תהליך הגשת מכרזים ממשלתיים מתבצע?

1. בחינת עמידה בתנאי סף

עסקים וחברות שאינם עומדים בכל התנאים הנדרשים- נפסלים.

2. בחינת ההצעות ומתן ניקוד בהתאם לאמות המידה הנדרשות

בשלב זה מבצעים בחינה איכותית , ובוחנים לעומק את ההצעות ומנקדים כל רכיב בהצעה, בהתאם לתנאים ולמשקולות שפורסמו במכרז, למשל: ניסיון וותק של החברה המציעה, המלצות של לקוחות, מקצועיות, פריסה גיאוגרפית, צוות המנהלים והעובדים וכו’ . לאחר ניקוד כל ההצעות, העסקים והחברות אשר קיבלו את הניקוד הגבוה ביותר יעברו לשלב הבא.

3. פתיחת הצעות מחיר ומתן ניקוד גבוה יותר להצעת המחיר הנמוכה ביותר

הזוכה במכרז הממשלתי יהיה מי שיקבל את הציון המשוקלל הגבוה ביותר = הצעה איכותית ביותר + המחיר הנמוך ביותר.

4. שאלות הבהרה

שלב שאלות ההבהרה מהווה שלב משמעותי בו המועמדים יכולים לבקש הבהרות אודות הסעיפים במכרז הממשלתי ו/או לבקש לבצע תיקונים במכרז. ישנם מקרים בהם יבוצעו תיקונים במכרז , לאחר סיומו וההודעה על הזוכה. תיקונים מבוצעים במידה ומתגלה טעות באחד מהסעיפים, שלא היה ברור דיו, ו/או טעות במכרז.

תהליך שאלות ההבהרה הוא תהליך חשוב ומשמעותי. היה והחלטת להגיש שאלות הבהרה, חשוב לפרט את השאלה אודות הסעיף הנשאל, בצורה ברורה, רהוטה ומדויקת ככל שניתן. 
התשובות יאפשרו לכם להחליט האם להגיש הצעה להשתתפות במכרז פעם נוספת.
במידה והגעתם להחלטה שהעסק שלכם עומד בתנאי המכרז וברצונכם להגיש הצעת מחיר, יהיה עליכם לספק מענה בכתב לשאלות הנדרשות, עד למועד אשר נקבע ונכתב במסמך המכרז.

מתי נכון להיעזר ביועץ חיצוני לצורך כתיבת הצעה והגשת מועמדות למכרז ממשלתי?

מומלץ להשתמש בשרותיו של יועץ חיצוני לפני שמתכננים לגשת למכרז ממשלתי. יועץ חיצוני יוביל אתכם באופן מקצועי ופרסונלי, בכל שלבי המכרז, ויסייע לכם לבצע ולהשלים את כל השלבים על הצד הטוב ביותר ובהצלחה, באמצעות:

  1. מיפוי מקיף של הדרישות ותנאי הסף שנקבעו במכרז הממשלתי
  2. הכנת מענה מלא ואיכותי, ביצוע הערכה ביחס להתנהגות המתחרים כבסיס לקביעת מחיר המטרה
  3. ליווי החברה בתהליך עד לקבלת האישור הממשלתי
  4. גיבוש מודל עסקי מתאים לצורך תמחור הצעת המחיר
  5. כתיבת מכרזים ממשלתיים
  6. בניית מודל עסקי מפורט כבסיס לתמחור השירות והכנת הצעה תחרותית בעלת סיכויי זכיה גבוהים במכרז
  7. הכנת מענה שיווקי מפורט

כאשר קיים ניסיון עשיר בהובלה, ליווי וסיוע לזכייה במכרזים ממשלתיים ציבוריים ובקבלת מענקים במסגרת מסלולי התמיכה הממשלתיים כך סיכויי ההצלחה גדלים.

איך בוחרים את חברת הייעוץ המתאימה ביותר?

במהלך העשור האחרון החברה הובילה עשרות הליכי מכרזים ותהליכים לקבלת מענקי ממשלתיים. חלק ניכר מהתהליכים הבשילו לכדי מימוש וזכייה.

  • אלכס ויסמן, יועץ מיומן ובעל ניסיון מוכח ועשיר במגזר הציבורי, מבין היטב את השפה הייחודית, ומכיר לעומק את התפיסה האסטרטגית שעומדת בבסיס החשיבה הממשלתית, ומתי היא בוחרת להעניק ייתרון יחסי משמעותי להצעה מסוימת, בעת סקירת ההצעות במכרזים ממשלתיים.
  • ככל שהצורך העולה ממסמכי המכרז יהיה ברור יותר, כך גם אופן ההתמודדות עם האתגר התחרותי והמענה לצורך יהיה מדויק, וזה יבוא לבוא לידי ביטוי בהצלחה בהגשת הצעת המכרז הקרוב שלכם.
  • אשמח לעזור לך להכין ולהגיש הצעה מתאימה תקינה ומקצועית למכרז הממשלתי הבא. בתהליך העבודה אספק מענה מדויק לדרישות כותבי המכרז, הן מבחינת מילוי תקין של הטפסים החשובים, והן מבחינת הגשת הצעת מחיר שיווקית ותחרותית.

כאן ממלאים את הפרטים ובודקים את תנאי הסף להגשת מועמדות למכרז הממשלתי

מה עושים במקרה ולא זכיתם במכרז?

חלק מההצעות במכרזים הממשלתיים נופלים, מאחר ונמצאו פגמים, אשר לא פעם מקפחים ופוגעים בהצעות תקינות של מועמדים.
במידה ונפסלתם ומצאתם פגם בתנאי הסף של המכרז הממשלתי, ו/ או בתהליך המכרז
חשוב  שתנקטו בפעולות הבאות
:
  1. חשוב שתיידעו ותעדכנו מוקדם ככל שניתן, את עורך המכרז על הפגם בתהליך.
  2. אל תמתינו עד תום הליך המכרז ו/או לתוצאות המכרז, מאחר ובתי המשפט דוחים עתירות של מועמדים שהיו עדים לפגמים כאלו או אחרים במהלך מכרז ממשלתי, ולא פעלו נגדם, מהרגע בו הם היו מודעים לכך.
  3. במידה והחלטתם לנקוט בהליכים משפטיים, חשוב שתפנו לפני תחילת ההליך המשפטי לעורך המכרז, באמצעות מכתב רהוט ומפורט, ביידוע אודות הפגם ובדרישה לתקן את הפגם שהתגלה במכרז הממשלתי.
    הליכים משפטיים כנגד הליכי מכרזים ממשלתיים פגומים, הינם עניין מורכב ושונה מאופן תהליך הגשת תביעה אזרחית , ומכאן חשוב לנהל את התהליך המשפטי אשר עוסק במכרזים ממשלתיים, והובלה וסיוע של עורך דין אשר מתמחה בדיני מכרזים.

     

מכרזים ממשלתיים- סיפורי הצלחה

  • פנה אלי עסק קטן שעוסק בייצור מטבחים בבקשה להתמודד במכרז ממשלתי  ולזכות במענק.
  • ישבתי עם המנכ”ל ובקשתי לקבל ממנו הסבר מפורט ביחס לצרכים המחשביים שעלו במסמכי המכרז הממשלתי ועל סמך זה אני אבסס את הבקשה.
  • המנכ”ל הציג 4 מרכיבים בפרויקט המחשוב.
  • תחקרתי אותו ביחס לכל אחד מהמרכיבים, ורציתי להבין מה מטרת ההשקעה, ובמה היא תועיל לחברה, ומה יהיה הערך המוסף של ההשקעה. בקשתי לקבל אומדני עלות ולוחות זמנים.
  • על בסיס השאלות והתחקיר שלי קיבלתי תמונה מלאה של הסיפור אותו רצה המנכ”ל לספר במסגרת תוכנית ההשקעה.
  • לקחתי את הסיפור המנצח של המנכ”ל ותרגמתי אותו לכתיבת בקשה מפורטת עבור המועמדות למכרז הממשלתי מפורטת.
  • המסמך היה ערוך במתכונת הנדרשת, הצגתי לוחות זמנים לביצוע הפרויקט, תחזית השקעות ותוכנית עסקית של החברה, אשר נגזרת ממימוש ההשקעה.
  • לאחר שהגשנו את הבקשה מונה לחברה בודק מקצועי לאישור הבקשה. עברנו תהליך בקרה מדוקדק לעימות תוכנית ההשקעה. העברנו נתונים נוספים והסברים מפורטים.
  • בסופו של המכרז הממשלתי, החברה קיבלה תוכנית סיוע בהיקף של כ-900 אלף ₪ שאפשרה להם להקים מערכות מחשב מתקדמות.

היכולת להבין את התמונה הכוללת ולייצר ממנה סיפור ממוקד והחלטי בשפה שמובנת לכותב המכרז ולגופים הממשלתיים, הובילה את החברה למקומות חדשים ולעמידה ביעדים

סיכום

במקרים רבים מספיקה זכיה במכרז ממשלתי אחד, על מנת שהעסק יצמח, באופן בו ערוץ ההכנסות מהגופים הממשלתיים יהיה אחד מערוצי ההכנסה המרכזיים. וזה חשוב שכל עסק וחברה במציאות הכלכלית, הלא וודאית, יפעל להגדלת ערוצי ההכנסה וליצירת תמהילי הכנסה מגוונים. זו יכולה להיות תמונת המצב אצלכם ברגע שתחליטו להשקיע את המשאבים הנדרשים, ותגישו הצעה מקצועית, תחרותית ומדויקת, שתוביל להגשת מכרז מוצלח ולהגדלת מקורות ההכנסה.

אלכס ויסמן כלכלן מומחה בגיוס מקורות מימון מגופים ממשלתיים, סמי ממשלתיים ומגופים ציבוריים מגוונים.
הידע הכלכלי, העסקי והניסיון הניהולי הרב שצבר הן במגזר הממשלתי והן במגזר הציבורי, מאפשרות לראות את העסק שלך, מנקודת מבט רחבה ולקבל הבנת כוללת של הצרכים והתהליכים של כל הצדדים המעורבים בתהליך העסקי.
את הניסיון המוכח והידע התיאורטי הכלכלי המקצועי אלכס מתרגם לתהליכים מכרזיים יסודיים, מסודרים וכלכליים, באופן שמאפשר לכם לזכות במכרזים בסכומים גהובים ומשמעותיים, באמצעות ביצוע פעולות ממוקדות ואפקטיביות.

צרו קשר

לקבלת ייעוץ מקצועי בכל הנוגע למכרזים ממשלתיים מוזמנים ליצור עמנו קשר

בטלפון מספר 050-2860007,  דוא”ל   alex@factor.co.il