תוכנית הבראה לעסקים קטנים

המערך הניהולי של העסקים הקטנים

על פי נתונים שנאספו עבור ynet בקבוצת דן אנד ברדסטריט, פועלים כיום כ-470 אלף עסקים זעירים, אשר מעסיקים עד 10 עובדים, ומחזור מכירותיהם מעל 10 מ' ₪.

התפלגות עסקים ברשת

מוטת השליטה של המערך הניהולי בעסקים קטנים הינה מצומצמת וריכוזית. רוב תהליכי הניהול מתרכזים בידי המנכ"ל, אשר הינו על פי רוב גם הבעלים של העסק. בנוסף לתפקידיו כמנכ"ל הוא אחראי גם על מרבית המשימות הניהוליות של העסק: כספים, שיווק, כוח אדם ועוד. בנוסף נשאב המנכ"ל למשימות השוטפות של העסק: מכירות, תפעול ועוד.

מהנסיון המקצועי שצבר אלכס ויסמן מנכ"ל חברת פקטור, במסגרת תהליכי הבראה ותהליכי שינוי בעסקים קטנים, עולה כי המשימות הרבות שמונחות על כתפי המנכ"ל מעמיסות עליו עומס עבודה רב ועומס מנטלי הכרוך בניהול משימות מרובות בתנאי לחץ. במצב דברים זה זמן הקשב שעומד לרשות המנכ"ל לניהול העסקי והאסטרטגי ולצמיחתו של העסק הינו מוגבל.

התפתחות משברים כלכליים בעסקים קטנים

עסקים קטנים אשר הגיעו ליציבות עסקית והתייצבו על מהירות שיוט ולא תמיד מחפשים את המשך הצמיחה, למרות שלעיתים קיים פוטנציאל שכזה. מציאות זו נובעת מעומס המשימות המוטלות על המנכ"ל וממיעוט הצוות הניהולי שעומד לרשותו.

המציאות הניהולית של העסק מחמירה בעיתות מצוקה כלכלית ובמצב של כניסה למשבר. משבר מתרחש  כתוצאה מפגיעה בתזרים המזומנים של החברה. הפגיעה יכולה להתרחש כתוצאה מגידול מהיר בהיקפי הפעילות ובצורכי הון חוזר גבוהים יותר או כתוצאה מירידה בהיקפי הפעילות וכניסה להפסדים. כאשר העסק נקלע למצוקה תזרימית, הפעולה המיידית שעושה המנכ"ל על פי רוב, הינה פנייה למערכת הבנקאית לקבל מסגרת אשראי נוספת. במידה והמשבר אינו משבר נקודתי, בתוך פרק זמן קצר תמוצה מסגרת האשראי ואז תתבצע פנייה נוספת. במועד מסויים, אחרי שניים או משלושה סיבובי מימון שכאלו עלול הבנק לעצור את ההזרמות. עצירה שכזו תכניס את העסק לקשיי נזילות חמורים ולמשבר כספי.

כבר בשלבי הכניסה למשבר מוטל על המנכ"ל עומס ניהולי נוסף כתוצאה ממשימות נוספות שהוא נדרש לקחת על עצמו: ראשית ניהול ממשקים מתמשכים עם הבנקים, הגשת דוחות ועמידה בדרישות  ושנית ניהול קפדני של תזרים המזומנים. ניהול קפדני שכזה משמעותו לבחור למי מהספקים משלמים ולמי לא. שתי משימות נוספות אלו מורכבות ומקשות על התפקוד השוטף של העסק.

תוצרי לוואי נוספים של המשבר הינם גידול בעלויות והתייקרות של חלק מהמוצרים, לנוכח החשש של הספקים ושינוי של תנאי התשלום הנובע מכך. בנוסף התחושה הכללית בעסק מצד העובדים אינה נוחה והיא משבשת את התפקוד השוטף שלהם.

תוצרי לוואי נוספים של המשבר הינם גידול בעלויות והתייקרות של חלק מהמוצרים, לנוכח החשש של הספקים ושינוי של תנאי התשלום הנובע מכך. בנוסף התחושה הכללית בעסק מצד העובדים אינה נוחה והיא משבשת את התפקוד השוטף שלהם.

לסיכום, עסק שניקלע למשבר שכזה עלול להמצא על מדרון חלקלק לעבר תהום כספי. המנהל של אותו עסק חווה מציאות לא נוחה ולפעמים בלתי אפשרית.

ניהול נכון של המשבר הכלכלי שבאופק

הדרך הנכונה להמנע ממשבר כלכלי הינה הקמת מערכת דיווח נתונים שתספק מידע עסקי רציף באשר לפעילות השוטפת – נתוני רווחיות של מגזרי הפעילות העיקריים, תזרים מזומנים נוכחי ועתידי, ומדדי יעילות מרכזיים. מערך שכזה הינו פשוט וזול להקמה והוא מספק את "המצלמה" העסקית.

בעת שבעל העסק מרגיש שהוא נקלע למשבר כדאי לו, במקביל לפנייה הראשונה לבנקים לבצע ניתוח עסקי ראשוני של העסק. ניתוח שכזה, לעסק קטן הינו ניתוח מהיר ופשוט, שכולל בחינה בסיסית של מרכיבי הפעילות ומאפשר לאתר את מוקדי חוסר היעילות שגרמו למשבר ולהביא לשינוי  מיידי בתוצאות, באופן שתתבצע התאמה בין צורכי המזומנים למקורות שהעסק מייצר. לדוגמה – בחינת יעילות התפוקה של העובדים עשויה לקבוע את כמות העובדים הנדרשת בטווח הקצר או את היקפי המכירות אליה יש לשאוף בטווח הארוך, שתצדיק את כמות העובדים הנוכחית. באופן זה יכול העסק להחליט אם הוא משקיע בגידול בפעילות או שהוא מצמצם באופן מיידי כוח אדם.

ניהול נכון של המשבר וכניסה מיידית לטיפול במרכיבים התפעוליים שלו, במקום מהלך אינטואיטיבי של כיסוי בור כספי אחד באמצעות חפירת בור תקציבי עמוק יותר במקום אחר, זולה יותר משמעותית ובעלת אפקט ניהולי חיובי יותר. כל שנדרש מהמנהל זה פתיחות ונכונות להכנס למסע חדש, ממנו הוא ייצא מחוזק.

להלן שתי דוגמאות של ניתוח שביצע אלכס ויסמן לעסקים קטנים שנקלעו למשבר, ולמתווה מהיר שהוצע  להם לצאת ממנו.

ולסיום – סוף מעשה במחשבה תחילה

 

המאמר נכתב ע"י אלכס ויסמן מנהל את חברת הייעוץ הכלכלי פקטור בע"מ מתמחה בשיקום חברות ובניהול תהליכי שינוי

פייסבוק  |  טוויטר  | לינקדאין